Premier salariés : les 10 démarches à faire avant et après l'embauche

Vous embauchez votre premier salariés ? Découvrez les 10 démarches et obligations RH à anticiper avant son arrivée et à suivre après son embauche.

Votre entreprise se développe et vous envisagez de recruter votre premier salarié ?

C’est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Mais entre les formalités d’embauche, les documents à préparer et les obligations à respecter dès l’arrivée du salarié, il est facile d’oublier quelque chose.

Et contrairement à ce que l’on pourrait penser, les obligations de l’employeur ne commencent pas le premier jour de travail : certaines démarches doivent être anticipées avant même l’arrivée du salarié.

Voici une checklist des principales étapes à ne pas oublier.

1. Vérifier la convention collective applicable

Avant de rédiger le contrat de travail, il est essentiel d’identifier la convention collective applicable à votre entreprise.

Elle dépend notamment de l’activité principale de l’entreprise et peut prévoir des dispositions particulières concernant la classification, la rémunération minimale, la période d’essai, les congés ou encore certaines obligations de l’employeur.

Une erreur à ce stade peut avoir des conséquences sur l’ensemble de la gestion du salarié.

2. Définir précisément le poste et les conditions d’emploi

Avant de recruter, prenez le temps de formaliser les éléments essentiels :

- intitulé du poste ;

- missions principales ;

- durée et organisation du travail ;

- lieu de travail ;

- rémunération ;

- type de contrat ;

- éventuelle période d’essai ;

- classification conventionnelle.

Cette préparation facilite également la rédaction du contrat de travail et permet de clarifier les attentes dès l’arrivée du salarié.

3. Préparer le contrat de travail

Selon la situation, un contrat écrit est obligatoire et doit comporter les informations requises.

Le contrat doit être cohérent avec la convention collective applicable et avec les conditions réellement proposées au salarié.

Une attention particulière doit être portée à la classification, à la rémunération, à la durée du travail et aux éventuelles clauses spécifiques.

4. Effectuer la DPAE avant l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche, ou DPAE, est une formalité essentielle.

Elle doit être effectuée auprès de l’Urssaf avant la prise de poste du salarié, dans le délai réglementaire.

Cette déclaration permet notamment de réaliser plusieurs formalités liées à l’embauche auprès des organismes sociaux.

Pensez également à conserver la preuve de la déclaration.

5. Inscrire le salarié au registre unique du personnel

Dès la première embauche, l’employeur doit tenir un registre unique du personnel.

Chaque salarié doit y être inscrit dans l’ordre des embauches, avec les informations prévues par la réglementation.

Ce registre doit être tenu à jour et conservé selon les règles applicables.

6. Préparer les documents et informations à remettre au salarié

L’embauche ne se résume pas à la signature d’un contrat.

Le salarié doit recevoir les informations obligatoires relatives à sa relation de travail et, selon la situation, différents documents ou informations concernant notamment :

- son emploi ;

- sa rémunération ;

- son temps de travail ;

- ses congés ;

- les règles applicables dans l’entreprise ;

- les organismes de protection sociale ;

- la convention collective applicable.

Il est donc utile de préparer un véritable dossier d’accueil du salarié.

7. Organiser le suivi de santé au travail

L’employeur doit également organiser le suivi individuel de la santé du salarié auprès du service de prévention et de santé au travail.

Dans le cas général, une visite d’information et de prévention doit être organisée dans les délais prévus par la réglementation. Certaines situations particulières peuvent entraîner un examen médical avant l’affectation au poste.

Le suivi de santé au travail fait donc partie des démarches à anticiper dès l’embauche.

8. Vérifier le DUERP et évaluer les risques professionnels

L’arrivée d’un premier salarié entraîne également des responsabilités en matière de santé et de sécurité au travail.

L’employeur doit notamment évaluer les risques professionnels et établir le document unique d’évaluation des risques professionnels, ou DUERP.

Le DUERP n’est pas simplement un document administratif à conserver dans un dossier : il doit correspondre aux risques réellement présents dans l’entreprise et servir de base à la prévention.

L’arrivée d’un salarié est donc une bonne occasion de vérifier que votre évaluation des risques est bien réalisée et adaptée à votre activité.

9. Préparer l’accueil et la sécurité du salarié

Le premier jour de travail ne devrait pas être improvisé.

Avant son arrivée, pensez notamment à préparer :

- son poste de travail ;

- son matériel ;

- ses accès informatiques ;

- les équipements de protection nécessaires ;

- les consignes de sécurité ;

- les personnes à contacter en cas de question ;

- les informations utiles au bon fonctionnement de l’entreprise.

L’accueil du salarié est aussi un moment important pour transmettre les règles et les bonnes pratiques de l’entreprise.

10. Anticiper le suivi RH après l’embauche

Une fois le salarié recruté, la gestion administrative RH ne s’arrête pas.

Il faudra notamment assurer le suivi :

- des congés et absences ;

- du temps de travail ;

- des éléments variables nécessaires à la paie ;

- des arrêts de travail ;

- des formations ;

- des entretiens obligatoires ;

- des évolutions du contrat ;

- des obligations liées à la santé et à la sécurité.

C’est souvent à ce moment que les dirigeants de petites entreprises prennent conscience que gérer un salarié représente bien plus que réaliser une embauche.

En résumé : votre checklist avant l’arrivée du premier salarié

Avant son premier jour, vérifiez que vous avez bien :

☐ identifié la convention collective applicable

☐ défini le poste et les conditions d’emploi

☐ préparé le contrat de travail

☐ effectué la DPAE dans les délais

☐ inscrit le salarié au registre unique du personnel

☐ préparé les informations et documents à remettre

☐ organisé son suivi auprès du service de prévention et de santé au travail

☐ évalué les risques professionnels et établi le DUERP

☐ préparé son poste et son accueil

☐ anticipé le suivi administratif et RH après son arrivée

Et après le premier salarié ?

L’embauche du premier salarié marque surtout le début de nouvelles responsabilités pour le dirigeant.

Au fil du temps, de nombreuses obligations viennent s’ajouter : gestion administrative du personnel, suivi des absences, formation, entretiens, prévention des risques, évolution des contrats…

Il n’est pas nécessaire de tout gérer seul.

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